Alcuni consigli per sopravvivere al 12 agosto

Vi ricordate, vero, che il prossimo 12 agosto è una data fatidica per la digitalizzazione della pubblica amministrazione italiana?

L'articolo 40 del Decreto Legislativo 07/03/2005, n. 82 Formazione di documenti informatici obbliga le Pubbliche amministrazioni a formare i propri documenti con mezzi informatici. Le regole tecniche hanno fissato il termine ultimo per adeguare i sistemi di gestione informatica dei documenti: entro il 12 agosto 2016 gli originali di tutti gli atti prodotti dalla pubblica amministrazione dovranno essere formati con mezzi informatici.

Dal momento che noi italiani abbiamo una tendenza genetica a fare le cose all’ultimo momento, ecco qualche saggio consiglio per non arrivare del tutto impreparati.

TypewriterSmettetela di usare la macchina per scrivere!

È vero che è bellissima, che l’avete sempre usata, che ci siete affezionati e che fa molto vintage, ma il legislatore proprio non vuole. La norma è chiarissima: “formano gli originali dei propri documenti con mezzi informatici” vuole dire che, come minimo, dovrete usare il buon vecchio Commodore 64.

Scollegate la stampante

Questo serve per allontanare da voi le tentazioni. Una firma, un’annotazione, una correzione apposte su un foglio di carta lo trasformano magicamente in un documento originale, diverso da quello dal quale si era partiti.

Siete autorizzati a stampare solo se il destinatario del vostro documento informatico non dispone di un domicilio digitale. In questo caso potrete spedirgli copia analogica dell’originale digitale, che resterà conservato nei vostri archivi, sottoscritta con firma autografa sostituita a mezzo stampa.

Producete documenti difficilmente modificabili

Un documento informatico è immodificabile se la forma e il contenuto non sono alterabili. Questo significa che il formato adottato è importante. Cercate di evitare quei formati che, visualizzati su dispositivi diversi, potrebbero assumere aspetti diversi (HTML e XML sono tra questi).

Fate circolare il documento in formato DOC solo per la sua revisione. Una volta che il contenuto del documento è consolidato evitate che possa essere modificato inavvertitamente nella fase di approvazione facendo circolare il più stabile formato PDF. A proposito di formato PDF: quando salvate scegliete il formato PDF/A, che è adatto alla conservazione di lungo periodo e offre maggiori garanzie di immodificabilità.

Usate le firme elettroniche in modo opportuno

Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale ha l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del codice civile e tutte le comunicazioni ai cittadini possono essere sottoscritte con firma digitale o con firma elettronica avanzata.

Ormai tutti i funzionari con potere di firma sono dotati di dispositivi di firma digitale, ma se si vuole certificare il processo di formazione del documento, individuando le responsabilità interne all’organizzazione, si può ricorrere soluzioni di firma elettronica avanzata per la sottoscrizione degli atti amministrativi con rilevanza interna al procedimento.

Protocollate, protocollate, protocollate!

Un uso corretto del sistema di protocollo informatico e di gestione documentale è fondamentale:

  • la registrazione di protocollo attribuisce un riferimento temporale opponibile ai terzi ai documenti registrati, senza necessità di ricorrere alle marche temporali
  • il calcolo dell’impronta informatica di ogni documento, eseguito al momento della registrazione, è una garanzia di immodificabilità anche per i documenti non firmati
  • una corretta fascicolazione ci consentirà di stabilire il vincolo fondamentale tra i documenti e i procedimenti amministrativi ai quali questi si riferiscono
  • l'uso dei protocolli interni consentirà di certificare le attività endoprocedimentali più critiche.

E poi state tranquilli: il 13 agosto cade di sabato

La digitalizzazione, come la dieta, inizierà lunedì 15, Ferragosto…

A partire da martedì 16 agosto

Se non l'avete già fatto, attuate al più presto il piano dell'informatizzazione, oltre a essere un obbligo di legge vi aiuterà a ridurre in modo significativo il volume di documenti analogici che affluiscono agli uffici dell'amministrazione. Non dimenticate che il digitale è un obbligo per l'Amministrazione, ma è una facoltà per i cittadini; aiutateli a fare questo passo.

La gestione dei documenti informatici non può prescindere da un sistema di backoffice, integrato con il sistema documentale, che automatizzi la produzione dei documenti, controlli il procedimento amministrativo e la firma elettronica e digitale. Ma questo i clienti di GLOBO già lo sanno!