Perché non ci piace la procura speciale per sottoscrivere istanze telematiche

Firma della procuraLa procura speciale, come prevede l’articolo 1392 del Codice Civile, non ha effetto se non è conferita con le forme prescritte per il contratto che il rappresentante deve concludere. Ne consegue che, se l’istanza è un documento informatico sottoscritto con firma digitale, anche la procura deve essere un documento informatico sottoscritto con firma digitale. Ma, se il soggetto legittimato possiede una firma digitale, non ha senso che conferisca procura alla firma.

Se la procura è conferita ai sensi dell'articolo 38 del Decreto del Presidente della Repubblica 28/12/2000, n. 445 occorre ricordare che tale articolo prevede che si possa conferire potere di rappresentanza per formare e presentare istanze, non per sottoscriverle.

Esaminiamo infine il processo di conferimento della procura speciale basato sulla sottoscrizione autografa di un documento analogico e la successiva acquisizione di una sua copia per immagine:

  • i soggetti legittimati sottoscrivono con firma autografa una procura speciale analogica al soggetto incaricato
  • alla procura speciale allegano copia fotostatica non autenticata di un documento di identità del sottoscrittore come previsto dall'articolo 38 del Decreto del Presidente della Repubblica 28/12/2000, n. 445
  • il procuratore sottoscrive, con firma digitale, la copia per immagine su supporto informatico del documento analogico della procura e del documento d'identità
  • il procuratore dichiara, ai sensi dell'articolo 47 (spesso viene erroneamente citato l’articolo 46) del Decreto del Presidente della Repubblica 28/12/2000, n. 445, di agire in qualità di procuratore speciale in rappresentanza del soggetto o dei soggetti che hanno apposto la propria firma autografa al documento di procura
  • il procuratore dichiara che le copie per immagine su supporto informatico dei documenti non notarili, trasmessi in allegato alla pratica, corrispondono e sono conformi ai documenti originali consegnati dai soggetti che gli hanno conferito procura
  • il procuratore dichiara che gli originali della documentazione trasmessa sono e resteranno disponibili presso il proprio ufficio.

Quali sono le criticità?

Il procuratore attesta la conformità di una copia all’originale

Il comma 2 dell'articolo 22 del Decreto Legislativo 7/03/2005, n. 82 prevede che

Le copie per immagine su supporto informatico di documenti originali formati in origine su supporto analogico hanno la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono estratte, se la loro conformità è attestata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato.

Il procuratore, non essendo un notaio o un pubblico ufficiale, non ha alcun titolo per attestare la conformità della copia all’originale.

Il procuratore conserva un originale della Pubblica Amministrazione

Al termine della propria attività professionale il procuratore non ha alcun obbligo di versare i propri archivi all’Archivio di Stato, come invece fanno i notai. L’originale unico della procura speciale potrebbe quindi andare perduto. Ricordiamo che la Corte di Cassazione, con ordinanza 20484/14, si è espressa sulla non validità della perizia grafologica eseguita solamente su una copia fotostatica della scrittura.

Accettando la procura speciale, l’Amministrazione affida la conservazione dell’originale di un proprio documento, critico nel caso di contenzioso, a un soggetto privato che non ha alcun obbligo di conservazione.