Solo1™

Perché controllare i processi?

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Un attento controllo dei processi garantisce la qualità delle informazioni gestite
dall’organizzazione.

Un’organizzazione che fa osservare le proprie politiche definendo
con cura le istruzioni di lavoro, i partecipanti, i documenti e le
informazioni associate a ogni processo ottiene numerosi benefici:

  • migliora la propria efficienza, individuando i punti di blocco che spesso sono causati da regole non chiare o contradditorie
  • diffonde la conoscenza in tutti i propri settori che contribuiscono a costruirla e mantenerla aggiornata
  • riduce i problemi causati dal turnover e dalle assenze del personale
  • controlla i tempi di esecuzione delle attività, individuando i ritardi o la mancata esecuzione di compiti
  • gestisce i carichi di lavoro e può valutare oggettivamente le performances.

Cos’è Solo1™?

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Solo1™ è un potente sistema software con il quale è possibile mappare, gestire e monitorare i processi della propria organizzazione.

Utilizzando l’ambiente grafico di progettazione, l’analista rappresenta il diagramma di flusso di ciascun processo e associa a ogni passo attori, istruzioni, scadenze, dati e documenti formalizzando la conoscenza e le responsabilità.

L’ambiente di esecuzione di Solo1™ guida gli utenti nello svolgimento dei loro compiti, evidenzia loro i procedimenti nei quali sono coinvolti, fornisce indicazioni rispetto a priorità e scadenze, raccoglie i dati correlati all’esecuzione di ogni passo, genera automaticamente report e stampe sulla base delle informazioni raccolte. I responsabili del monitoraggio possono elaborare statistiche sulla banca dati per valutare l’efficienza dei processi e le performance dei diversi attori coinvolti.

Perché Solo1™?

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Perché consente di gestire tutti i processi dell’organizzazione utilizzando un unico sistema, con ovvi vantaggi in termini di comunicazione tra gli uffici e di formazione del personale.

Solo1™ descrive, in modo semplice ma rigoroso, tutti gli elementi costitutivi di qualsiasi procedimento amministrativo: soggetti e oggetti coinvolti, dati caratteristici, documenti in ingresso e in uscita. I diversi elementi intervengono nel procedimento seguendo un workflow che si conclude con un esito.

I soggetti sono gestiti in un’unica banca dati anagrafica che raccoglie le informazioni relative a cittadini, professionisti, imprese e funzionari. La condivisione dei dati anagrafici tra i diversi uffici garantisce il loro continuo aggiornamento. La qualità dei dati può essere ulteriormente migliorata attraverso l’integrazione con l’anagrafe comunale, i servizi di geocodifica Google e la Carta Nazionale dei Servizi. Dalla scheda del soggetto si possono inoltre inviare mail, fax, SMS e avviare chiamate telefoniche.

Il componente geografico integrato consente di gestire gli oggetti coinvolti nel procedimento. Ogni istanza può essere georeferenziata: automaticamente, tramite gli identificativi catastali o l’indirizzo degli immobili interessati o manualmente, tracciando l’area interessata su una delle numerose basi cartografiche disponibili gratuitamente o sulla cartografia gestita dall’Ente. A supporto del processo decisionale, l’istruttoria può essere svolta sovrapponendo la geometria dell’istanza a diverse basi cartografiche. La stretta integrazione con i prodotti dell’ambiente GloboGIS consente di consultare i dati Catastali, toponomastici e urbanistici direttamente dall’interfaccia cartografica di Solo1™.

Tutti i dati relativi al procedimento sono archiviati in tabelle associate all’istanza e in un potente sistema di classificazione tassonomica; possono essere usati per elaborazioni, ricerche e produzione di report. È inoltre possibile eseguire calcoli complessi e personalizzare gli algoritmi attraverso l’integrazione di fogli di calcolo in formato MS Excel o OpenOffice.

Solo1™ è integrato con un semplice sistema documentale nel quale possono essere archiviati, in forma digitale, tutti i documenti relativi al procedimento. Tutte le comunicazioni connesse all’istruttoria sono generate attraverso la compilazione automatica di modelli standard liberamente definibili dall’utente.
L’integrazione con i più diffusi sistemi di protocollo informatico consente di accedere al fascicolo informatico del procedimento sia per consultare la documentazione, sia per protocollare e fascicolare le comunicazioni in uscita.           
L’integrazione con lo Sportello Telematico consente di importare automaticamente tutti i dati relativi ai soggetti, agli oggetti e all’istanza, i moduli e i relativi allegati senza alcun intervento dell’operatore. La completa gestione telematica del procedimento consente straordinari recuperi di efficienza e un sostanziale miglioramento della qualità delle informazioni gestite.

Il cuore del sistema è il potente motore di Workflow management che tiene sotto controllo i tempi di esecuzione dell’istruttoria e attribuisce le responsabilità all’interno dell’organizzazione. Ogni utente ha, a propria disposizione, uno scadenziario che elenca i procedimenti nei quali è coinvolto, i passi sui quali deve intervenire e le relative priorità. Il controllo delle tempistiche del procedimento tiene conto anche delle sospensioni e dei riavvii. L’utilizzo della grafica e dei diagrammi di flusso rende l’interfaccia estremamente intuitiva e consente l’interazione di tutto il personale degli uffici. Tutte le informazioni relative all’esecuzione dei passi possono essere utilizzate per valutare i carichi di lavoro e le performance.

Oltre alla posizione geografica, è possibile associare a ogni istanza un periodo di esecuzione, definito come periodo singolo o come evento ricorsivo (settimanale, mensile, annuale, ecc.). Si popola in questo modo il Calendario geografico delle istanze che permette di individuare sovrapposizioni e conflitti tra interventi gestiti da uffici diversi e tra loro potenzialmente incompatibili e di pianificarne la corretta sequenza.

Nel rispetto delle indicazioni relative all’Interscambio dati tra le pubbliche amministrazioni, Solo1™ consente la trasmissione dei dati all’anagrafe tributaria dell’Agenzia delle Entrate e l’interscambio con le piattaforme gestite da altri Enti quali MUTA (Modello Unico per la Trasmissione degli Atti), CENED (Certificazione Energetica degli Edifici), CURIT (Catasto Unico Regionale Impianti Termici), Catalogo dell’Informazione Territoriale, ComUnica, SuRi (intercambio informativo tra il SUAP e il Registro delle imprese), MAPEL (monitoraggio delle autorizzazioni paesaggistiche degli enti locali), ecc.

Le informazioni gestite in Solo1™ possono essere esposte su Internet, sia per utenti anonimi che per utenti autenticati, nel pieno rispetto di quanto previsto dal D.lgs 14/3/2013, n. 33 Amministrazione trasparente. L’integrazione con portali di terze parti avviene mediante l’uso di Webservice.  Se si utilizzano lo Sportello telematico e il Portale e-gov tutto è molto più semplice: le istanze si possono consultare usando la scrivania del cittadino e l’interfaccia cartografica.

La formalizzazione e il controllo dei procedimenti stanno alla base anche dei sistemi di gestione della qualità UNI EN ISO 9001: quello di GLOBO, totalmente digitale si fonda sull’uso diffuso di Solo1™!

Un unico sistema, una molteplicità di configurazioni

Con Solo1™ chiunque può mappare i processi della propria organizzazione in completa autonomia. Sono anche disponibili dei pacchetti pronti per l’uso, che consentono di gestire tutti i principali procedimenti di un Ente pubblico secondo quanto previsto dalla normativa vigente. Utilizzare i procedimenti disponibili garantisce di ottenere, nell’ambito del contratto di manutenzione del software, i workflow sempre aggiornati al cambiare della normativa di riferimento.

Consulta i principali procedimenti disponibili all'indirizzo

http://www.globogis.it/procedimenti-sportellotelematico-solo1

SchedaPDF: 
Solo1.pdf (1.53 MB)