Semplicità e rigore, si può fare?

Firma qui!Il progressivo ampliarsi della platea dei cittadini che accedono ai servizi erogati dallo Sportello Telematico™ ci sollecita una riflessione sulla possibilità di ricevere istanze telematiche senza richiedere che moduli e allegati siano sottoscritti con la firma elettronica o digitale. Occorre però far convergere la necessità di semplificazione con il rigore giuridico, che garantisce la validità degli atti posti in essere dai cittadini nei confronti dell’Amministrazione.

Quando una Pubblica Amministrazione riceve istanze telematiche deve essere in grado di dimostrare nel tempo la formazione della volontà del soggetto e l'integrità di tutta la documentazione presentata. Come garantire tutto questo se i moduli e gli allegati non sono firmati?

Identificare l’autore

Il legislatore (articolo 65 del CAD) individua quattro possibili metodi per presentare validamente istanze in modalità telematica:

  1. la sottoscrizione con firma elettronica qualificata o digitale
  2. l’identificazione dell’autore tramite CNS/CIE
  3. l’identificazione dell’autore tramite strumenti diversi dalla CNS/CIE, purché questi consentano di individuare il soggetto che richiede il servizio
  4. la trasmissione tramite PEC-ID (DPCM 27/09/2012).

Quello che accomuna i quattro metodi è la possibilità di identificare l’autore dell’istanza.

Con l’attivazione del sistema pubblico per la gestione dell’identità digitale di cittadini e imprese (SPID) l’identificazione dell’autore potrà avvenire solo tramite CNS/CIE o usando i servizi erogati da SPID.

Garantire l’immodificabilità dei documenti

Una volta certi dell’identità dell’autore dell’istanza è necessario garantire che la documentazione che egli ha prodotto non possa essere successivamente modificata. Una volta giunti a destinazione i documenti potrebbero infatti essere alterati a sua insaputa, senza che sia possibile dimostrarlo.

Lo strumento principe per garantire l’immodificabilità dei documenti informatici è la firma elettronica. Se per qualche motivo non fosse possibile chiedere all’autore di sottoscrivere i documenti, la Pubblica Amministrazione ha comunque a disposizione uno strumento: la registrazione di protocollo. Infatti:

  • le istanze telematiche devono essere protocollate (articolo 40-bis del CAD)
  • la data di ricezione e l’impronta di ogni documento informatico connesso alla registrazione di protocollo devono essere registrati in forma non modificabile (articolo 53 del TUDA)
  • il riferimento temporale contenuto nella segnatura di protocollo è opponibile a terzi (articolo 41 del DPCM 22/02/2013).

Essendo formato da un pubblico ufficiale che esercita una speciale funzione pubblica di attestazione, il registro di protocollo è un atto pubblico di fede privilegiata che fa fede fino a querela di falso.

Dunque: l’identificazione dell’autore è una ragionevole garanzia sulla paternità del documento e la corretta registrazione di protocollo è una ragionevole garanzia sull’immodificabilità dei documenti presentati.

Quali istanze accettare tramite semplice identificazione?

È necessario essere consapevoli che esiste la possibilità che il cittadino possa negare di aver presentato l’istanza o disconoscere i documenti allegati. Ne consegue che, se il procedimento avviato dall’istanza presenta significativi rischi di contenzioso, è meglio chiedere la sottoscrizione dei documenti con firma elettronica.

Se si decide di accettare istanze prive di firma elettronica, occorre che siano rispettate alcune regole:

  • l’autore dell’istanza deve essere il soggetto che la presenta: non è accettabile che un soggetto, pur identificato dal sistema informatico, trasmetta istanze per conto di qualcun altro
  • l’istanza deve essere attribuibile a un’unica persona: se la paternità di un qualsiasi modulo o allegato deve poter essere attribuita a un soggetto diverso dall’autore dell’istanza, il documento deve essere firmato.

Non si deve infine dimenticare che quasi tutti i moduli della Pubblica Amministrazione contengono dichiarazioni sostitutive di certificazione o di atto notorio, la cui falsità prevede conseguenze penali. Occorre che la paternità di queste dichiarazioni sia difficilmente contestabile.