Quanto tempo occorre per realizzare uno sportello telematico polifunzionale?

Questa domanda è apparentemente semplice, ma occorre riformularla in modo più rigoroso: quanto tempo occorre per semplificare, standardizzare e digitalizzare tutti (oltre 600) i procedimenti di un ente e consentire ai cittadini di avere a disposizione una piattaforma per trasmettere qualunque pratica da casa?

Cosa significa innanzitutto semplificare, standardizzare e digitalizzare i procedimenti di un ente?

Questa attività, che noi chiamiamo “contestualizzazione”, si svolge con una serie di incontri strutturati con tutti i settori dell’ente, dove i nostri tecnici illustrano i procedimenti che abbiamo già realizzato in modo standard per un ente “ideale”.

L’obiettivo di questi incontri è ottenere una lista completa di tutti i procedimenti gestiti dall'ente e adattare questi ultimi alle peculiarità di ogni ufficio.

In cosa consiste la contestualizzazione?

Durante la contestualizzazione:

  • realizziamo le guide dei servizi di ogni procedimento (descrizione del procedimento e di tutte le sue caratteristiche, riferimenti normativi, documentazione e allegati necessari)
  • carichiamo tutti i riferimenti normativi comunali, provinciali e nazionali che regolamentano ogni procedimento
  • analizziamo, progettiamo, standardizziamo e telematizziamo tutti i moduli dell’ente.

Tutte queste attività sono realizzate sulla base di una metodologia tecnica, normativa e organizzativa che rispecchia e costituisce il sistema di gestione della qualità dell’ente, all’interno di un percorso interattivo con gli uffici dell’ente.
La collaborazione con questi ultimi è dunque fondamentale perché ogni progetto d'informatizzazione dei processi deve basarsi sulla partecipazione e sulla condivisione delle scelte con le persone che avranno poi il compito di gestire le pratiche ricevute.

Questa metodologia di team richiede impegno e tempo anche ai funzionari dell’ente, ma garantisce che l’esito finale sia il migliore anche per i cittadini, che saranno i futuri fruitori del servizio.

In modo parallelo alla contestualizzazione dei procedimenti, è inoltre realizzata l’infrastruttura dello sportello telematico polifunzionale dove saranno caricati tutti i procedimenti realizzati.

Quanto dura la fase di contestualizzazione?

Se i procedimenti da trattare sono quantitativamente limitati, le tempistiche della contestualizzazione possono essere leggermente ridotti.

In generale si deve però considerare che un progetto di semplificazione, standardizzazione e digitalizzazione dei procedimenti pubblici è prima di tutto un progetto organizzativo che richiede tempo e impegno a tutto il team di lavoro e la cui tempistica non dipende dalla numerosità del team, ma dall’efficienza di tutti i membri nel raggiungere in un tempo adeguato scelte condivise.

Al termine della fase di contestualizzazione dei procedimenti digitali, si pianifica inoltre la formazione del personale dell’ente che dovrà gestire le pratiche telematiche.
Come previsto dal codice dell’amministrazione digitale, si organizzano infine dei percorsi di alfabetizzazione informatica della cittadinanza, affinché tutti riconoscano nello sportello telematico polifunzionale una nuova e potente modalità d'interagire con la pubblica amministrazione che porta tanti vantaggi economici, organizzativi e ambientali.

Quindi quanto occorre per realizzare uno sportello telematico polifunzionale?

Occorrono dai 6 agli 8 mesi in base alle dimensioni dell’ente.

E ricorda che se un bambino, per nascere sano, ha bisogno di formarsi nel grembo di una donna per 9 mesi, anche raddoppiando le mamme non si dimezza il tempo di gestazione.

 

Per approfondimenti tecnici puoi consultare:

  • le brochure tecniche complete delle soluzioni digitali della GLOBO srl
  • la scheda tecnica dello sportello telematico polifunzionale
  • la relazione tecnica “Costituzione dello sportello telematico polifunzionale comunale - Piano operativo” consegnata in fase di offerta
  • la relazione tecnica “Come promuovere un progetto e-government, strumenti e strategie per accompagnare i cittadini verso la transizione digitale” consegnata in fase di offerta
  • le slide introduttive di presentazione dello sportello telematico polifunzionale che ti sono state presentate durante l'incontro di avvio dei lavori
  • i numerosi video tutorial, webinar e manuali d’uso.

Una piccola impazienza rovina un grande progetto.
Confucio