La piattaforma per la gestione digitale dei procedimenti

Un attento controllo dei processi garantisce un’alta qualità delle informazioni della propria organizzazione e permette di migliorare i tempi di esecuzione delle attività, diffondere la conoscenza in tutti i settori, risolvere con facilità i problemi causati dal turnover e dalle assenze del personale.

Solo1™ è la piattaforma unificata che permette di mappare, gestire e monitorare i processi, evidenziando priorità, scadenze, informazioni, generando automaticamente report e stampe sulla base delle informazioni raccolte.
I soggetti sono gestiti in una banca dati anagrafica centralizzata: la condivisione delle informazioni tra i diversi uffici garantisce il loro continuo aggiornamento. La qualità dei dati può essere ulteriormente migliorata attraverso l’integrazione con l’anagrafe comunale, i servizi di geocodifica Google e la Carta Nazionale dei Servizi. Dalla scheda del soggetto si possono anche inviare mail, SMS e avviare chiamate telefoniche.

Il sistema di gestione documentale permette di predisporre, organizzare e personalizzare tutti i documenti relativi al procedimento (richieste, pareri, atti, ecc.), strutturati in sezioni standard e campi dinamici che sono automaticamente compilati con i dati della pratica in esame. La possibilità di adottare sia formati proprietari (DOC) che formati aperti (RTF) consente di redigere i documenti utilizzando qualsiasi strumento di office automation, compresi i prodotti open source. L’integrazione con i più diffusi sistemi di protocollo informatico consente di accedere al fascicolo digitale del procedimento sia per consultare la documentazione, sia per protocollare e fascicolare le comunicazioni.

Il cuore del sistema è il potente motore di workflow management che tiene sotto controllo i tempi di esecuzione dell’istruttoria e attribuisce i compiti all’interno dell’organizzazione. Il motore di workflow completa l’integrazione tra la gestione anagrafica, amministrativa e tecnica della pratica, governando ogni fase del procedimento e consentendo di descrivere formalmente ogni iter mediante diagrammi di flusso all’interno dei quali sono monitorati i passi, le scadenze, i soggetti coinvolti e tutte le informazioni del procedimento. Ogni utente ha, a propria disposizione, uno scadenziario che elenca i procedimenti nei quali è coinvolto, i passi sui quali deve intervenire e le priorità. Il controllo delle tempistiche del procedimento tiene conto anche delle sospensioni e dei riavvii. L’utilizzo della grafica e dei diagrammi di flusso rende l’interfaccia estremamente intuitiva e consente l’interazione di tutto il personale degli uffici. Tutte le informazioni relative all’esecuzione dei passi possono essere utilizzate per valutare i carichi di lavoro e le performance.

Un ambiente grafico semplice e intuitivo consente di progettare il diagramma di flusso di ciascun processo che può essere immediatamente eseguito all’interno della piattaforma.
Le potenti funzionalità geografiche disponibili consentono di gestire gli oggetti coinvolti nel procedimento: ogni istanza può essere georeferenziata automaticamente (tramite gli identificativi catastali o l’indirizzo) oppure manualmente, tracciando l’area su una delle numerose basi cartografiche disponibili.

Solo1™ è nativamente basato sullo standard cartografico ESRI Inc. e può essere integrato con qualunque sistema informativo geografico nel rispetto delle specifiche internazionali OGC (WMS, WFS, WFS-T e WCS). Il formato ESRI Inc. ha infatti la caratteristica di essere interoperabile ed è indicato come standard di riferimento anche nella normativa sulla conservazione dei documenti informatici (Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, 03/12/2013 e Linee guida sulla conservazione dei documenti informativi, AgID Versione 1.0 del dicembre 2015).
La piattaforma consente di effettuare numerosissime ricerche. La realizzazione di ricerche avanzate è eseguita mediante un apposito strumento che consente di impostare criteri complessi di ricerca. Ogni utente può costruire e memorizzare ricerche personalizzate. Tutti i risultati possono essere esportati nei formati standard MS, XLS, CSV, ecc.
La piattaforma consente di gestire qualunque tipologia di riunione, da una commissione a una conferenza di servizi, supportando l’analisi delle pratiche, la convocazione dei partecipanti, la predisposizione dell’ordine del giorno, il rilevamento delle presenze, lo svolgimento della seduta, la redazione del verbale, la firma digitale degli atti, che avviene direttamente all’interno del sistema, senza bisogno di installare o utilizzare software di firma di terze parti.

L’integrazione con lo sportello telematico consente di importare automaticamente tutti i dati relativi ai soggetti, agli oggetti e all’istanza, i moduli e i relativi allegati senza alcun intervento dell’operatore.
La completa gestione digitale del procedimento consente uno straordinario aumento di efficienza nel lavoro svolto e un sostanziale miglioramento della qualità delle informazioni gestite.
Nel rispetto delle indicazioni relative all’Interscambio dati tra le pubbliche amministrazioni, Solo1™ consente la trasmissione dei dati all’anagrafe tributaria dell’Agenzia delle entrate e l’interscambio con diverse piattaforme gestite da enti terzi quali MUTA (Modello Unico per la Trasmissione degli Atti), ComUnica, SuRi (intercambio informativo tra il SUAP e il Registro delle imprese), MAPEL (monitoraggio delle autorizzazioni paesaggistiche degli enti locali), ecc.
Le informazioni gestite in Solo1™ possono essere esposte su Internet, sia per utenti anonimi che per utenti autenticati, nel pieno rispetto di quanto previsto dal Decreto legislativo 14/03/2013, n. 33 in tema di trasparenza.
Nel rispetto della normativa in materia di protezione dei dati personali, l’accesso ai diversi procedimenti gestiti avviene in modo profilato. Il sistema consente di registrare inoltre le sessioni, gli errori, il log degli utenti, tracciando qualunque operazione essi compiano.

Con Solo1™ chiunque può realizzare procedimenti digitali in completa autonomia. Sono inoltre disponibili ambiti procedurali pronti per l’uso (si vedano i procedimenti disponibili all’indirizzo www.pianoinformatizzazione.it) che coprono tutti i servizi di un ente pubblico (edilizia, attività produttive, urbanistica, ambiente, patrimonio, servizi scolastici, servizi sociali, tributi, anagrafe, segnalazioni, ecc.) secondo quanto previsto dalla normativa vigente. Utilizzare i procedimenti standard disponibili garantisce di ottenere, nell’ambito del contratto di aggiornamento e assistenza, versioni sempre aggiornate al cambiare della normativa di riferimento.

Le funzionalità geografiche della piattaforma Solo1™ possono essere ulteriormente potenziate con una serie di estensioni che permettono di consultare e mantenere aggiornate le banche dati territoriali settoriali dell’ente, di georeferenziare automaticamente le pratiche gestite, di validare le informazioni catastali e toponomastiche e molto altro ancora.

 

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