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Integrazione con sistemi di gestione documentale
La presentazione telematica di istanze e di dichiarazioni prevista dal Codice dell’Amministrazione Digitale, art. 65 e la gestione digitale dei procedimenti amministrativi prevista dal Codice dell’Amministrazione Digitale, art. 41 devono basarsi su una valida gestione documentale che garantisca l’immodificabilità dei documenti e la loro corretta conservazione.
Un documento informatico è immodificabile quando forma e contenuto non possono essere alterati mentre è gestito, consultato e conservato (Regole tecniche del documento informatico, art. 3): il sistema di protocollo informatico e di gestione informatica dei documenti adottato dall’Amministrazione svolge quindi un ruolo fondamentale.
La soluzione di GLOBO integra in modo efficace il front-office gestito dallo Sportello telematico™ e il back-office gestito da Solo1™ con il sistema di gestione documentale e protocollo informatico adottato dall’Amministrazione.
Il messaggio è inviato al protocollo dell’Amministrazione tramite PEC o cooperazione applicativa. Al messaggio è associato un file di segnatura che rispetta le regole definite dalla Circolare AgID 23/01/2013, n. 60 e che veicola il tipo di procedimento, l’oggetto, i dati anagrafici del mittente e la classificazione da attribuire al messaggio.
Quando si presentano istanze particolari come quelle edilizie o ambientali, può essere necessario allegare documenti di grandi dimensioni che potrebbero generare problemi di trasmissione. Questi documenti sono quindi inseriti nel messaggio sotto forma di riferimenti esterni, come previsto dal capitolo 6 della Circolare: quando riceve il messaggio, il sistema di protocollo destinatario scarica i documenti dall’indirizzo indicato, ne verifica l’integrità e lo protocolla.
Attraverso apposite interfacce software basate sul paradigma Web service, gli utenti di Solo1 possono consultare l’elenco dei messaggi protocollati destinati alla loro Unità Organizzativa e, sulla base del contenuto, possono avviare una nuova istanza di procedimento o associare il messaggio a un’istanza esistente. In tutta trasparenza, nel sistema di gestione documentale viene creato un nuovo fascicolo dove il messaggio è fascicolato. Il fascicolo e i relativi documenti sono accessibili direttamente dall’interfaccia Solo1.
Anche la formazione dei documenti informatici prevista dal Codice dell’Amministrazione Digitale, art. 40 è svolta completamente all’interno del software Solo1 redigendo report standardizzati. L’utente è guidato mentre:
prepara il documento
salva il documento in formato PDF/A
appone le firme elettroniche o digitali necessarie.
Il documento così formato è poi trasmesso al sistema di gestione documentale per essere protocollato e trasmesso ai destinatari. Anche in questo caso il sistema gestisce in modo trasparente la predisposizione del messaggio, la selezione dei destinatari e la gestione degli allegati (che, analogamente a quanto avviene per la documentazione in ingresso, potranno essere trasmessi come riferimenti esterni). Una volta protocollato, il messaggio in uscita è automaticamente inserito nel fascicolo del procedimento.
Partecipazione al procedimento amministrativo e diritto d’accesso ai documenti
Gli utenti abilitati possono esercitare il loro diritto di partecipazione al procedimento amministrativo previsto dal Codice dell’Amministrazione Digitale, art. 4 accedendo allo sportello telematico e consultando lo stato d’avanzamento delle istanze inviate. La medesima interfaccia garantisce l’accesso ai documenti contenuti nel fascicolo informatico previsto dal Codice dell’Amministrazione Digitale, art. 41.
Sviluppo di integrazioni specifiche
Se l’Amministrazione possiede un sistema di protocollo informatico per il quale non è ancora disponibile l’integrazione, è possibile sviluppare le necessarie interfacce di comunicazione. È sufficiente che, oltre a rispettare la normativa sull’interoperabilità, il software renda disponibili tramite Web service un insieme minimale di funzioni di gestione. Il documento di specifica per l’integrazione è a disposizione di tutte le Amministrazioni e i loro fornitori.
Auditing sul sistema documentale
GLOBO può svolgere per conto dell’amministrazione un’attività di auditing sul sistema di protocollo e gestione documentale per verificare che i requisiti previsti dalla normativa siano rispettati. GLOBO attiva una serie di verifiche definite da una checklist in collaborazione con il responsabile della gestione documentale e con il fornitore del sistema.
Integrazioni disponibili
Sono già disponibili le funzionalità di integrazione con i principali sistemi di protocollo informatico presenti sul mercato. Nella tabella seguente è riportato uno schema delle funzionalità disponibili nelle diverse versioni.
Trasmissione via PEC con lettura del file segnatura.xml
La presentazione telematica di istanze e di dichiarazioni prevista dal Codice dell’Amministrazione Digitale, art. 65 e la gestione digitale dei procedimenti amministrativi prevista dal Codice dell’Amministrazione Digitale, art. 41 devono basarsi su una valida gestione documentale che garantisca l’immodificabilità dei documenti e la loro corretta conservazione.
Un documento informatico è immodificabile quando forma e contenuto non possono essere alterati mentre è gestito, consultato e conservato (Regole tecniche del documento informatico, art. 3): il sistema di protocollo informatico e di gestione informatica dei documenti adottato dall’Amministrazione svolge quindi un ruolo fondamentale.
Un buon sistema di protocollo deve soddisfare i requisiti individuati dal Testo Unico della Documentazione Amministrativa e dalle Regole tecniche del protocollo informatico perché, oltre a garantire l’immodificabilità dei documenti gestiti, con la segnatura attribuisce ai documenti un riferimento temporale opponibile a terzi (Regole tecniche della firma elettronica, art. 41).
La nostra soluzione
La soluzione di GLOBO integra in modo efficace il front-office gestito dallo Sportello telematico™ e il back-office gestito da Solo1™ con il sistema di gestione documentale e protocollo informatico adottato dall’Amministrazione.
Trasmissione delle istanze telematiche
Le istanze inviate tramite Sportello telematico devono essere protocollate, come previsto dal Codice dell’Amministrazione Digitale, art. 40-bis. Per consentire la protocollazione automatica, le istanze sono inserite in un messaggio che rispetta le regole di interoperabilità del protocollo informatico individuate dal Testo Unico della Documentazione Amministrativa, art. 55, com. 4.
Il messaggio è inviato al protocollo dell’Amministrazione tramite PEC o cooperazione applicativa.
Al messaggio è associato un file di segnatura che rispetta le regole definite dalla Circolare AgID 23/01/2013, n. 60 e che veicola il tipo di procedimento, l’oggetto, i dati anagrafici del mittente e la classificazione da attribuire al messaggio.
Quando si presentano istanze particolari come quelle edilizie o ambientali, può essere necessario allegare documenti di grandi dimensioni che potrebbero generare problemi di trasmissione. Questi documenti sono quindi inseriti nel messaggio sotto forma di riferimenti esterni, come previsto dal capitolo 6 della Circolare: quando riceve il messaggio, il sistema di protocollo destinatario scarica i documenti dall’indirizzo indicato, ne verifica l’integrità e lo protocolla.
Gestione digitale dei procedimenti amministrativi
Tutta la documentazione relativa al procedimento amministrativo deve essere raccolta in un fascicolo informatico, come previsto dal Codice dell’Amministrazione Digitale, art. 41.
Attraverso apposite interfacce software basate sul paradigma Web service, gli utenti di Solo1 possono consultare l’elenco dei messaggi protocollati destinati alla loro Unità Organizzativa e, sulla base del contenuto, possono avviare una nuova istanza di procedimento o associare il messaggio a un’istanza esistente. In tutta trasparenza, nel sistema di gestione documentale viene creato un nuovo fascicolo dove il messaggio è fascicolato. Il fascicolo e i relativi documenti sono accessibili direttamente dall’interfaccia Solo1.
Anche la formazione dei documenti informatici prevista dal Codice dell’Amministrazione Digitale, art. 40 è svolta completamente all’interno del software Solo1 redigendo report standardizzati. L’utente è guidato mentre:
Il documento così formato è poi trasmesso al sistema di gestione documentale per essere protocollato e trasmesso ai destinatari. Anche in questo caso il sistema gestisce in modo trasparente la predisposizione del messaggio, la selezione dei destinatari e la gestione degli allegati (che, analogamente a quanto avviene per la documentazione in ingresso, potranno essere trasmessi come riferimenti esterni). Una volta protocollato, il messaggio in uscita è automaticamente inserito nel fascicolo del procedimento.
Partecipazione al procedimento amministrativo e diritto d’accesso ai documenti
Gli utenti abilitati possono esercitare il loro diritto di partecipazione al procedimento amministrativo previsto dal Codice dell’Amministrazione Digitale, art. 4 accedendo allo sportello telematico e consultando lo stato d’avanzamento delle istanze inviate. La medesima interfaccia garantisce l’accesso ai documenti contenuti nel fascicolo informatico previsto dal Codice dell’Amministrazione Digitale, art. 41.
Sviluppo di integrazioni specifiche
Se l’Amministrazione possiede un sistema di protocollo informatico per il quale non è ancora disponibile l’integrazione, è possibile sviluppare le necessarie interfacce di comunicazione. È sufficiente che, oltre a rispettare la normativa sull’interoperabilità, il software renda disponibili tramite Web service un insieme minimale di funzioni di gestione.
Il documento di specifica per l’integrazione è a disposizione di tutte le Amministrazioni e i loro fornitori.
Auditing sul sistema documentale
GLOBO può svolgere per conto dell’amministrazione un’attività di auditing sul sistema di protocollo e gestione documentale per verificare che i requisiti previsti dalla normativa siano rispettati. GLOBO attiva una serie di verifiche definite da una checklist in collaborazione con il responsabile della gestione documentale e con il fornitore del sistema.
Integrazioni disponibili
Sono già disponibili le funzionalità di integrazione con i principali sistemi di protocollo informatico presenti sul mercato. Nella tabella seguente è riportato uno schema delle funzionalità disponibili nelle diverse versioni.
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